档案收集、归档制度

一、收集归档范围

学校在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与学院关系密切的文件材料(包括公文、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交档案室归档。

     (一)本级文件

     1.各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

     2.工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

     3.各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

     4.向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

     5.各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

     6.各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

     7.反映教学、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

     8.各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

     9.反映学院重要活动的照片、录音带、录像带。 

     10.年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

     11.学院制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

     12.有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

     13.已故人员资料。

     14.学院编辑、出版的书刊、资料样板。

     15.学院(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

     (二)上级文件材料

     1.上级有关学院工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

     2.各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察学院时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

     3.上级发给学院的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

     4.上级报刊刊载有关学院情况的文章。

     (三)同级文件材料

     1.有关单位与学院联合召开会议，共同进行工作，共同署名的文件材料。

     2.有关单位与学院签订的合同、合约、协议。

     3.有关单位与学院涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

     4.有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

(四)下级文件材料

     1.年季度工作总结、重要的专题工作总结。

     2.重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

     3.重要的名册、登记表。

     4.大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

     二、归档份数

     文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

     三、归档时间和方法

     (一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

     (二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由档案室归档。

     (三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交档案室归档。

     (四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

     (五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

     (六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交档案室归档。 

四、归档要求

(一)应归档的文件、材料应由各处室资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

    (三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

 (六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。