茅台学院档案工作条例

第一章  总则

第一条 为了加强对档案的科学管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《贵州省档案条例》等法律法规，结合茅台学院档案工作的实际情况，制定本条例。

第二条 本条例中所称档案，是指学校在从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学历史、教育质量、科研水平及管理水平的重要标志。学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 学校各级领导应根据档案工作发展需要，保证人员编制、档案用房、设施和经费的落实。为档案室配备档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆的建设。

第五条 人事档案是按照党的政策，在组织人事管理工作中形成的，并经组织审查或认可的，记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据，是学校档案的重要组成部分。因而，人事档案工作是学校组织、人事部门工作的重要组成部分，同时也是学校档案工作的重要组成部分。

第二章  管理体制及其职责

第六条 学校档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的机构。按照档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，由档案室具体组织实施，并以各教学系（部）、各单位档案管理人员组成的档案管理网络为依托开展工作。

第七条  档案室是学校档案归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对学校各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供利用档案。

第八条  学校各教学系（部）、各单位须确定一名单位负责人分管本单位档案工作，根据需要配备 1—2 名专职或兼职档案工作人员， 并保持相对稳定，统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

第九条 档案室是学校档案工作的业务管理部门，负责全校文书档案和历史档案材料的统一管理，维护档案的完整与安全。其主要职责是：

1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策及档案法规，落实贵州省档案管理部门和学校有关档案工作的规章制度。

2.拟定学校档案事业建设与发展规划和年度计划，建立健全学校档案工作规章制度和管理规范标准，并组织实施。

3.负责学校档案信息化建设，组织实施馆藏档案数字化。

4.负责档案室队伍建设，提升工作人员政治理论业务水平。

5.负责统筹规划全校档案工作，集中管理学校各类档案，组织开展全校各类档案和档案资料的接收（征集）、整理、分类、保管、统计及档案的鉴定（销毁）工作。

6.负责指导学校各单位档案材料的收集、整理和立卷归档工作，组织开展学校各单位兼职档案人员档案业务培训。

7.负责本部门资产管理和年度经费预算编制使用工作。

8.负责本部门安全综治工作。

9.完成学校及上级交办的其它工作。

第三章  档案工作人员

第十条 学校专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能，积极参加档案学术团体活动，努力提高学术水平。

第十一条 学校档案室机构设置和人员编制由学校根据实际情况确定。

第十二条 学校专（兼）职档案工作人员属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第四章  经费、库房和设备

第十三条 学校根据档案工作发展的需要，按年度安排预算经费并单独立项。学校各单位应保证本单位档案基础工作所需的档案装具等设备。

第十四条 根据档案工作规划及档案馆建设设备配置的要求，加强档案库房及设备的建设，加快实施档案信息化和数字化管理。

第五章  文件材料归档范围及要求

第十五条 学校应建立健全档案检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十六条 建立和完善归档制度。将归档制度纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、真实、系统的文件归档。

第十七条 学校实行文件材料形成部门和课题组立卷制度，档案室负责各部门立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。各单位均为立卷单位，分工归口立卷。立卷人应按档案材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于提供利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号、件号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级，并按保管期限表拟定保管期限，经本单位负责人审核签字后，拟制移交清单，移交学校档案室。

第十八条 各部门档案人员按照电子文件形成的三种归档流程在档案管理系统中进行著录：一是在办公平台上以学校或本部门名义发布的公文；二是“快速办理”中发布的具有查考价值的文件材料；三是日常管理工作中形成的具有查考价值的其他电子文件材料。以上电子文件对应的纸质材料按照档案形成规律整理组卷，学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十九条 文件材料的归档范围是：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类及人物档案和实物档案。各类文件材料的归档范围和保管期限按《茅台学院各门类档案材料归档范围和保管期限》执行，并对档案材料进行整理组卷、录入系统，经本单位负责人审查合格后移交学校档案室。

第二十条 对于个人在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的各类载体的档案材料，必须按规定向档案室移交，任何个人不得拒绝归档或据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案室捐赠档案资料者，学校酌情予以奖励。

第二十一条 各门类档案归档时间

1. 党政部门和能按年度归档部门文件材料在次年六月底前归档。
2. 教学部门和能按学年度归档部门文件材料在年度寒假前归档。
3. 科研、基建等部门应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档。
4. 仪器设备应在开箱验收后归档。

第二十二条 接收档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，交接双方签字盖章后，各执一份备查。以案卷为单位的移交清单必须写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间；以件为单位的移交清单必须写明文件标题、页数、件数、移交时间。

•  档案的管理

第二十三条 学校档案室在接收学校各单位档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照《茅台学院实体档案分类方案》规定的分类编号方法进行统一的整理、分类、编号、排列。

第二十四条 档案室定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，应按照《茅台学院各门类档案材料归档范围和保管期限》进行鉴定。凡需销毁的档案，经主管档案工作学校有关领导和档案室负责人鉴定，报校长批准。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条 档案室必须做好档案的统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁及利用效果等各种数据，按照有关规定，向上级部门报送档案基本情况统计年报。

第二十六条 档案室应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。应建立库房管理和检查制度，实行专人负责。对已经破损、字迹褪色的档案及时修补或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

•  档案的利用

第二十七条 学校档案室要逐步实现档案管理现代化，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务工作。

第二十八条 未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公开档案。

第二十九条 查（借）阅档案时须按有关规定办理查（借）阅手续，档案原则上不外借，特殊情况下只借复制件，外借原件须办理特批手续，并严格限制借出时间。

第三十条 学校各单位查（借）阅本单位归档档案，经办人可直接到档案馆查（借）阅；查（借）阅非本单位归档档案，须经档案形成单位同意。

第三十一条 学校各单位查（借）阅人事档案，必须按要求办理查（借）阅手续，查（借）阅处级以上干部档案，须经组织人事处负责人审批同意。

•  考核、奖励与法律责任

第三十二条 建立档案工作的岗位职责和考评制度，每年由档案室对各部门的档案工作进行考评，对出色的领导干部和优秀档案人员给予表彰和奖励。

第三十三条 有下列事迹之一的单位和个人，由学校给予表彰和奖励：

1.在档案的收集、整理、保护、利用、编研方面做出显著成绩的；

2.在档案的保护和现代化管理和信息化建设做出显著成绩的；

3.对档案研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

4.将重要或珍贵档案捐赠给学校的；

5.同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十四条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应依照《中华人民共和国档案实施办法》的规定予以处罚。

第三十五条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正或予以处理，情节严重的，将由学校报请上级档案行政管理部门对直接责任人给予处罚：

1.损毁、丢失档案的；

2.擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

3.涂改、伪造档案的；

4.擅自出售、赠送、交换档案的；

5.倒卖档案牟利或者将档案卖给外国人的；

6.擅自泄露档案内容的；

7.将教学、科研、党政管理等公务活动中形成的应该归档的文件资料据为己有，拒不归档的；

8.明知所保管的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

9.档案人员玩忽职守，造成档案损失的。

    第九章  附则

第三十六条 本条例由学校档案室负责解释。

第三十七条本条例自公布之日起执行。